Melalui layanan web Dropbox yang yang menawarkan kapasitas 2 GB secara gratis, anda dapat mengakses beragam file dari mana saja, kapan saja, sekaligus bertukar data dengan pengguna lain.

Kumpulan dokumen atau data adalah ‘benda’ yang sangat sensitif dan rapuh sehingga sering kali membutuhkan langkah antisipasi berupa proses back-up. Namun, proses back-up konvensional, tetap berisiko hilang atau rusak. Pasalnya apabila hard disk crash, DVD tergores, atau flashdisk hilang, data anda pun hilang tanpa harapan kembali.

Nah, anda bisa menggunakan alternatif proses back-up di internet. Sebenarnya banyak situs yang menyediakan layanan back-up gratis. Diantaranya adalah layanan web Dropbox (www.getdropbox.com).

Dropbox adalah sebuah “hard disk online” yang sangat fleksibel karena terintegrasi sempurna di platform Windows, Mac OS, ataupun Linux. Dengan kapasitas 2 GB gratis, anda dapat mensinkronisasi data, bertukar data dengan teman, bahkan mengerjakan sebuah dokumen secara kolektif bersama rekan kerja di tempat yang berbeda, misalnya di beda kota.

Agar data anda tetap tersimpan dengan baik, setidaknya setiap jangka waktu 90 hari, anda harus login ke dalam Dropbox. Apabila kapasitas 2 GB terlalu kecil, anda dapat meng-upgrade menjadi 50 GB dengan biaya US$ 10 per bulan atau US$ 100 per tahun.

Menginstall Dropbox

Untuk bisa menggunakan layanan Dropbox, anda diharuskan menginstall software pendukung atau Windows Client. Software ini berukuran kurang lebih 14 MB yang dapat didownload di www.getdropbox.com atau di sini.

Setelah klik pada file setup, instalasi berjalan secara otomatis. Anda hanya perlu memasukkan sebuah alamat e-mail dan password untuk akses online. Selanjutnya Dropbox akan membuatkan folder “My Dropbox” di account Windows anda dengan subfolder “Photo” dan “Public”.

Untuk akses langsung pada folder taskbar, tersedia sebuah ikon Dropbox yang memiliki beberapa fungsi yang berguna. Dengan klik kanan pada ikon, anda dapat mengatur secara manual kecepatan upload dan download, atau mengkonfigurasi koneksi jaringan apabila akses internet anda melalui proxy server tertentu.

Lakukan proses login ke www.getdropbox.com. Struktur folder Dropbox dalam browser tersusun seperti pada PC. Apabila anda memasukkan folder lain pada hard disk lokal, account online anda akan menyesuaikannya melalui proses sinkronisasi.

Salah satu yang paling menarik dari Dropbox adalah keleluasaan untuk bekerja secara kolektif bersama rekan anda. Misalnya, bersama sejumlah rekan, anda membangun sebuah jaringan melalui internet, mensinkronisasi PC, atau mempublikasi sebuah galeri foto.

Memanfaatkan Dropbox

Bila anda berniat bertukar file dengan pengguna lain, langkah pertama buatlah sebuah folder dalam browser di menu “Share / Create a new shared folder”. Klik folder yang akan di-share dan cantumkan sebuah alamat mail penerima di sisi kanan layar di menu “Share this Folder”.

Perhatikan, untuk dapat menggunakan fungsi ini, para peserta yang diundang harus memiliki sebuah account Dropbox. Selanjutnya anda dapat mengedit data sendiri, mengupload file, dan menyimpan perubahan. Account gratis Dropbox terbatas pada 10 undangan.

Untuk menyajikan foto, Dropbox menyediakan sebuah fungsi khusus sehingga teman-teman anda tidak perlu mendaftar di Dropbox. Caranya, buatlah sebuah folder di bawah “Photos” dan masukkan foto-foto anda ke dalamnya. Untuk mempublikasikan foto-foto tersebut, cantumkan link identifikasi folder yang bersangkutan pada website atau kirimkan melalui e-mail. Link identifikasi ini bukan URL, melainkan sebuah nomor khusus di menu “Copy and Paste this to link share…” dalam folder yang bersangkutan.

Dropbox juga dapat melakukan sinkronisasi. Caranya, install client dan masukkan data account yang sama pada sejumlah PC. Lalu periksalah di menu “Account/Manage Computers” dalam akses online anda, apakah Dropbox telah mengenali semua PC yang terdaftar di sana.Kini, anda hanya perlu menarik file-file anda ke dalam folder “My Dropbox”. Di kemudian hari dan seterusnya, anda dapat mengakses dan mengedit file-file tersebut dari setiap PC yang terdaftar, kapan saja dan di mana saja.